Le cahier des charges va être la réunion de lancement du projet, nous le rédigeons une fois que nous avons reçu le devis validé de la part du client. Il se compose en plusieurs étapes.

1- Dés la réception du devis signé de la part du client, reprendre contact avec lui pour convenir d’une date pour effectuer le cahier des charges. prévenir le client que cette réunion va être assez longue et dure entre 2h et 2h30.

2- Envoyer un formulaire que le client doit compléter au maximum en amont du rendez-vous pour nous permettre de préparer le rendez-vous en recueillant certaines informations.

Le formulaire à envoyer se trouve sur le Drive PDV, dans le dossier « cahier des charges » .

Voici le lien à envoyer aux clients : https://forms.gle/XSt391NwaSZSZ2rW6

Exemple du Mail à envoyer :

Bonjour {Madame / Monsieur X},

Je vous confirme notre rendez-vous du {date et heure} à la Mairie de {Nom de la Mairie}, pour effectuer le cahier des charges du nouveau site de la Mairie.

Afin de préparer le rendez-vous, pouvez-vous remplir le formulaire en cliquant sur le lien suivant: https://forms.gle/XSt391NwaSZSZ2rW6 

Je reste naturellement à votre disposition pour plus d’informations,
Cordialement,

3- Quelques jours avant le rendez-vous, regarder si le client a rempli le formulaire.

• Si oui, récupérer les informations pour préparer le cahier des charges
• Si non, relancer le client pour qu’il le remplisse car cela nous fait gagner beaucoup de temps sur le rendez-vous.

4- Préparer le rendez-vous en récupérant les informations que le client a pu donner en complétant le formulaire.

Pour cela, il faut se rendre sur le Drive PDV, toujours dans le dossier Cahier des charges, et dupliquer le « cahier des charges de base » pour pouvoir créer celui de la nouvelle Mairie.

Une fois que cela est fait, commencer à le remplir avec toutes les informations données.

Ensuite, pour finir la préparation du rendez-vous, il faut travailler sur une première proposition d’arborescence en fonction de la taille de la commune. Pour cela il faut sur MindMeister, dans le dossier PDV, différentes tailles d’arborescence sont déjà créées. Choisir la plus adapter et la dupliquer pour la commune pour pouvoir ensuite la personnaliser.

5- Lors du rendez-vous de cahier des charges, suivre la trame et compléter toutes les informations.

6- Une fois la réunion du cahier des charges terminée, il faut l’envoyer au client pour qu’il le regarde et le valide. Demander au client de le renvoyer signé.

7- Une fois le cahier des charges reçu signé, la génération du nouveau site peut commencer. Déposer le CDC sur le Drive PDV pour que les développeurs y aient accès pour générer le site